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番茄表单,职场菜鸟正引发一场势不可挡的效率革命
2019-08-06 16:50:48
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作为行政菜鸟,我成功迈出的第一步就是选择了“番茄表单”,它不仅帮我解决了集团性跨部门数据收集的难题,而且通过番茄让公司发现了系列产品“有成财务”,它的财务报销一体化场景融合表单的数据收集让公司部门间的协同更加高效。

企业:青岛龙腾电子商务有限公司 | 行业:电商行业

           

入门前,大家都说行政是打杂的,但我想说做行政很难,做好的行政比做好的HR是难上加难。资产管理、采购领用、信函包裹收发等日常事务,事无巨细,简单的事情做好了也能体现自己的价值和能力。

作为行政菜鸟,我成功迈出的第一步就是选择了“番茄表单”,它不仅帮我解决了集团性跨部门数据收集的难题,而且通过番茄让公司发现了系列产品“有成财务”,它的财务报销一体化场景融合表单的数据收集让公司部门间的协同更加高效。

—分享用户:青岛龙腾电子商务有限公司 刘小姐


举个栗子:我平常用番茄做什么


作为公司的行政专员,办公用品的采购是最日常的工作项目,但近期由于业务的拓展,公司各区域设立了办公场地,采购的信息对接上出现了非常多的问题。

那么下面的这张表单就是我用番茄表单做的采购统计表,面向各办公区域的同事,即使在外地也可以轻松在线登记填写,我也能及时收到登记信息,这样让我们之间信息的传递更加的简单有效了。


番茄表单,职场菜鸟正引发一场势不可挡的效率革命

另外考虑到曾经出现手机号码填写错误导致联系不上人,以及重复确认登记已否的状况。

这次表单除了设置了「手机号验证」外,还在后台「提前录入短信通知文案」,在员工提交表单后即可收到该短信通知。这样不仅获取正确的联系方式,而且将录入反馈与通知都传达到位。


番茄表单,职场菜鸟正引发一场势不可挡的效率革命

番茄表单,职场菜鸟正引发一场势不可挡的效率革命


其实不仅采购管理,像办公用品就是一项费用不少的支出和资源消耗,我也会设置用上「办公用品领用登记表单」,这样通过表单数据分析,查看领用明细一清二楚,也可以更好的对资源进行控制和调整,让我的工作变得更有条理,得到了更好的成长。


深度体验:系列产品带来的高效协同


在全公司体验番茄表单的过程中,财务部的同学发现了它们的系列产品“有成财务”,一段时间的试用之后开始在公司逐步推广开来。

以前我用番茄表单收集采购数据之后,还要整理采购清单、填写采购借款单提交领导审批,等领导一级级审批完成后再交到财务部等待打款,直到款下来起码要走3个工作日。

现在我在有成财务根据采购所需费用和费用对应的部门,在线发起「借款单」(如左图),老板就能及时在钉钉收到工作提醒去审批单据(如右图)。


番茄表单,职场菜鸟正引发一场势不可挡的效率革命


而且让人惊喜的事,整个流程走下来到直接对接网银付款,用了不到半个工作日搞定,大大提升了财务部门的工作效率和员工满意度。


不仅如此,预算管理员即可在单据审批详情中查看该单据的预算占用情况(如左图),而且钉钉工作通知将同步提醒关注预算超支情况(如右图),这是我们财务部比较满意的一点,做到了费用管控实时提醒,能灵活的根据实际情况调整预算设置。


番茄表单,职场菜鸟正引发一场势不可挡的效率革命


 共同进步:推荐供应商也一起使用


像我们这样的电商企业,平常会跟各地的供应商进行对接。上次与广州的面料供应商对接入库核算时,同事提供了用番茄编辑的「面料入库登记表」,产品规格、批次、经手人一目了然,当下他们就非常感兴趣,没过多久就开通使用了。现在我们之间的信息对接全靠番茄表单,大家都觉得这样的方式简单又快捷。


整体来说,番茄表单不仅满足了数据收集的基本功能,还考虑到了各种人性化设置需求,结合有成财务的财务报销一体化场景,帮助我们的职能部门不仅提升了我们企业内部的员工满意度,还有部门整体的工作效率。

像有成系列产品,这样拥有专业技术及良好服务品质能力的企业和产品值得客户信任。



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